Hỏi và trả lời tại hội thảo: phần nhiều người ngại nhất

Phần hỏi đáp là nơi nhiều người ngại nhất trong một hội thảo — cả người hỏi lẫn người trả lời.

Nhưng đây cũng là phần có giá trị nhất, vì nó là lúc công trình được đối chiếu với góc nhìn của người khác.

Khi bạn đặt câu hỏi

• Hỏi ngắn — một câu hỏi, không phải một bài phát biểu.
• Nêu rõ bạn hỏi về phần nào của báo cáo.
• Hỏi để hiểu trước khi hỏi để phản biện — nhiều lúc điều bạn thấy là vấn đề đã được họ xử lý mà chưa kịp trình bày.
• Một câu hỏi mỗi lượt — để người khác cũng có cơ hội.
• Nếu góp ý, nêu cụ thể và có hướng.
• Đừng dùng câu hỏi để giới thiệu công trình của mình — đây là điều ai cũng nhận ra.

Ba loại câu hỏi hữu ích

• Hỏi làm rõ — bạn chưa hiểu một điểm và muốn nghe lại. Loại này luôn có ích, kể cả với người nghe khác.
• Hỏi về phương pháp — vì sao chọn cách này, đã cân nhắc cách khác chưa.
• Hỏi về ý nghĩa — kết quả này dẫn tới đâu, áp dụng được ở đâu.

Loại ít hữu ích: hỏi về một chi tiết chỉ mình bạn quan tâm — để dành trao đổi riêng sau buổi.

Nếu bạn là người mới

• Câu hỏi làm rõ là câu hỏi an toàn và luôn có giá trị — nếu bạn chưa hiểu, thường có người khác cũng vậy.
• Không có câu hỏi ngớ ngẩn ở phần hỏi đáp — điều này nghe sáo nhưng đúng.
• Chuẩn bị trước nếu bạn định hỏi — viết ra một câu.
• Giới thiệu tên và đơn vị ngắn gọn trước khi hỏi, theo thông lệ của hội thảo đó.
• Bắt đầu bằng các buổi nhỏ — seminar của khoa dễ hơn hội thảo lớn.

Khi bạn trả lời

• Nghe hết câu hỏi trước khi trả lời — đừng cắt ngang dù bạn đoán được họ định hỏi gì.
• Nhắc lại câu hỏi nếu phòng lớn — người khác có thể không nghe rõ.
• Trả lời thẳng vào câu hỏi trước, giải thích sau.
• Ngắn — để còn thời gian cho người khác.
• Cảm ơn góp ý tốt và ghi lại.

Khi không biết câu trả lời

Tình huống ai cũng gặp, và cách xử lý nói lên nhiều điều:

• Nói thẳng là bạn chưa biết — đây là câu trả lời được tôn trọng nhất, hơn hẳn việc nói vòng.
• Nêu bạn sẽ tìm hiểu và đề nghị trao đổi sau.
• Nếu đó là giới hạn của nghiên cứu, nói rõ đó là giới hạn — điều này làm công trình đáng tin hơn, không kém đi.
• Đừng bịa — người trong ngành nhận ra ngay, và nó ảnh hưởng tới toàn bộ phần còn lại.

Khi bị hỏi khó hoặc bị phê bình

• Nghe hết và đừng phòng thủ ngay — nhiều phê bình có phần đúng.
• Nếu họ đúng, thừa nhận — cách này được đánh giá cao hơn nhiều so với cố bảo vệ.
• Nếu bạn có lý do, giải thích bình tĩnh với dẫn chứng.
• Nếu họ hiểu sai, đó thường là dấu hiệu bạn trình bày chưa rõ — sửa cách trình bày lần sau.
• Nếu tranh luận kéo dài, đề nghị trao đổi tiếp sau buổi để nhường thời gian.
• Giữ bình tĩnh — người theo dõi nhớ cách bạn phản ứng lâu hơn nhớ nội dung tranh luận.

Với người điều hành phiên

• Bảo đảm nhiều người được hỏi, không để một người chiếm hết.
• Ưu tiên người chưa hỏi và người mới.
• Cắt lịch sự khi một câu hỏi thành bài phát biểu.
• Bảo vệ người báo cáo nếu phần hỏi đáp trở nên gay gắt quá mức.
• Giữ đúng giờ.

Sau buổi

• Tới gặp người báo cáo nếu bạn có câu hỏi chi tiết — đây thường là cách bắt đầu một hợp tác.
• Ghi lại các góp ý bạn nhận được khi còn nhớ.
• Gửi thư cảm ơn người góp ý có ích.
• Nếu bạn hứa gửi gì, gửi trong vài ngày.

Một điều đáng nhớ

Phần hỏi đáp không phải một cuộc thi. Nó là lúc một nhóm người cùng ngành giúp một công trình tốt lên.

Nhìn theo cách đó, câu hỏi tốt nhất là câu hỏi khiến người báo cáo nghĩ ra điều họ chưa nghĩ tới — chứ không phải câu hỏi chứng minh người hỏi giỏi.

Câu hỏi thường gặp