Nguyên tắc chung
Ba điều áp dụng cho mọi trường hợp:
- Chỉ ghi những gì có căn cứ. Chức danh được công nhận theo quy định, học vị theo văn bằng thực tế.
- Nhất quán. Cùng một cách ghi ở mọi nơi. Lệch giữa danh thiếp, chữ ký thư và hồ sơ chính thức là thứ người ta để ý.
- Vừa đủ theo bối cảnh. Ghi nhiều hơn mức cần thiết gây phản tác dụng.
Danh thiếp
Bố cục thường dùng: dòng đầu là danh xưng và họ tên đầy đủ; dòng sau là chức vụ công tác; rồi tên đơn vị; rồi thông tin liên hệ.
- Thứ tự thông lệ là chức danh trước, học vị sau, rồi tới họ tên.
- Ghi học vị cao nhất, không liệt kê toàn bộ quá trình đào tạo.
- Phân biệt rõ chức danh học thuật với chức vụ quản lý — hai dòng khác nhau, không gộp.
- Nếu có danh thiếp song ngữ, giữ nguyên chức danh gốc ở mặt tiếng nước ngoài và không tự quy đổi sang chức danh của hệ thống khác.
Chữ ký thư điện tử
Nên gọn: họ tên kèm danh xưng, chức vụ, đơn vị, thông tin liên hệ, và mã định danh nghiên cứu nếu bạn có. Bốn tới sáu dòng là vừa.
Nên tránh: liệt kê nhiều chức vụ kiêm nhiệm, thêm khẩu hiệu, hoặc chèn hình ảnh nặng làm thư khó đọc trên điện thoại. Với thư quốc tế, thêm một dòng ghi rõ đơn vị và quốc gia là hữu ích.
Trang giới thiệu cá nhân
Đây là nơi có chỗ để ghi đầy đủ hơn, và cũng là nơi hay bị bỏ quên không cập nhật. Nội dung nên có:
- Họ tên, danh xưng, vị trí và đơn vị hiện tại.
- Hướng nghiên cứu trong hai tới ba câu bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
- Học vị: nơi cấp và năm.
- Chức danh: năm được công nhận, ngành.
- Công trình tiêu biểu và cách xem danh mục đầy đủ.
- Mã định danh nghiên cứu.
- Thông tin liên hệ công vụ — không nên để số điện thoại cá nhân và địa chỉ nhà.
Cập nhật mỗi năm một lần. Trang giới thiệu cũ kỹ là chuyện phổ biến và âm thầm làm mất cơ hội.
Trong kỷ yếu và tài liệu hội thảo
Theo yêu cầu của ban tổ chức. Nếu không có yêu cầu, ghi theo thông lệ và quan trọng nhất là nhất quán cho mọi người trong cùng ấn phẩm — người này ghi đầy đủ, người kia chỉ ghi tên là bố cục trông thiếu chỉn chu.
Trong bài báo khoa học
Nhiều tạp chí không ghi chức danh và học vị của tác giả, chỉ ghi tên và đơn vị công tác. Hãy theo đúng hướng dẫn cho tác giả của tạp chí. Điều quan trọng hơn ở đây là ghi tên đơn vị theo đúng dạng chuẩn mà cơ sở quy định — dạng ghi không thống nhất làm công trình bị phân mảnh trong các cơ sở dữ liệu.
Ba lỗi hay gặp
- Ghi chức danh do một tổ chức không có thẩm quyền học thuật trao cùng hàng với chức danh chính thức. Có những nơi bán danh hiệu; đưa vào hồ sơ là gây hiểu nhầm và tác dụng ngược.
- Tự quy đổi chức danh nước ngoài sang chức danh trong hệ thống trong nước. Không có bảng tương đương chính thức; hãy ghi nguyên chức danh kèm tên cơ sở phong.
- Ghi học vị chưa hoàn thành như đã có. Người đang làm nghiên cứu sinh chưa phải tiến sĩ, và ghi nhầm là sai sót nghiêm trọng khi bị đối chiếu.
Lưu ý: quy định, tiêu chuẩn và số liệu nêu trong bài do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc công bố và có thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu nguồn chính thức hiện hành trước khi sử dụng cho mục đích chính thức.
