Nguyên tắc thứ tự
Thông lệ phổ biến là chức danh trước, học vị sau, rồi tới họ tên. Lý do: chức danh là sự ghi nhận nghề nghiệp ở bậc cao hơn trong cách sắp xếp thông thường, còn học vị là kết quả đào tạo.
Nếu đơn vị của bạn hoặc ấn phẩm bạn gửi tới có quy định riêng về cách ghi, hãy theo quy định đó — nó luôn thắng thông lệ chung.
Những chỗ hay sai
Ghi thừa
Người đã có chức danh giáo sư thì không cần ghi kèm chức danh phó giáo sư trước đó. Tương tự, không cần liệt kê mọi học vị đã có — thường chỉ ghi học vị cao nhất.
Ghi chức vụ lẫn với chức danh
Chức vụ quản lý — trưởng khoa, viện trưởng, hiệu trưởng — là vị trí công tác, khác với chức danh học thuật. Trong văn bản hành chính có thể cần ghi cả hai, nhưng phải rõ đâu là gì và không trộn lẫn.
Dùng danh xưng không phải chức danh chính thức
Một số cách gọi mang tính lịch sự hoặc là cách dịch từ hệ thống khác, không phải chức danh được công nhận theo quy định. Trong văn bản chính thức chỉ nên ghi những gì có căn cứ.
Ghi danh hiệu không có căn cứ học thuật
Có những tổ chức trao danh hiệu hoặc chứng nhận không qua quy trình xét học thuật. Đưa chúng vào hồ sơ khoa học cùng hàng với chức danh chính thức là điều nên tránh, vì nó gây hiểu nhầm và tác dụng ngược khi người đọc nhận ra.
Trong các loại văn bản khác nhau
Hồ sơ chính thức
Theo đúng mẫu quy định. Nếu mẫu có ô riêng cho chức danh, học vị, chức vụ thì điền đúng ô, đừng gộp.
Bài báo khoa học
Nhiều tạp chí không ghi chức danh và học vị của tác giả, chỉ ghi tên và đơn vị công tác. Hãy theo đúng hướng dẫn cho tác giả của tạp chí đó.
Thư từ và trao đổi công việc
Ghi đầy đủ khi liên hệ lần đầu hoặc trong văn bản trang trọng. Trong trao đổi thường xuyên thì cách xưng hô đơn giản hơn là bình thường và không hề thất lễ.
Ấn phẩm giới thiệu, kỷ yếu hội thảo
Theo yêu cầu của ban tổ chức. Nếu không có yêu cầu, ghi theo thông lệ và giữ nhất quán cho mọi người trong cùng ấn phẩm — đây là điểm hay bị bỏ sót.
Với người có bằng do cơ sở nước ngoài cấp
Ghi theo văn bằng thực tế được cấp. Nếu cần thể hiện tương đương với hệ thống trong nước trong một hồ sơ chính thức, hãy hỏi đơn vị có thẩm quyền về thủ tục công nhận văn bằng thay vì tự quy đổi.
Tương tự với chức danh do cơ sở nước ngoài phong: cách xét và ý nghĩa khác nhau giữa các hệ thống, nên không có bảng tương đương chính thức. Cách an toàn là ghi rõ chức danh đó do cơ sở nào phong.
Nguyên tắc bao trùm
Ghi đúng những gì mình có, không thêm, không nâng cấp, và nhất quán trong mọi văn bản. Sai lệch giữa các bản hồ sơ khác nhau của cùng một người là thứ người thẩm định để ý, vì nó đặt câu hỏi về sự cẩn thận nói chung.
Lưu ý: tiêu chuẩn, quy chế và cách ghi danh xưng nêu trong bài do cơ quan có thẩm quyền quy định và có thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu với văn bản hiện hành và hỏi đơn vị có thẩm quyền trước khi sử dụng trong hồ sơ chính thức.
