Hồ sơ trực tuyến: thứ người ta tra trước khi gặp bạn

Trước khi gặp bạn, mời bạn, hay quyết định có làm việc với bạn không — phần lớn người sẽ tra tên bạn trên mạng.

Điều họ tìm thấy thường là những trang bạn không kiểm soát, và thông tin cũ là nguồn hiểu lầm phổ biến nhất.

Nội dung tối thiểu cần có

• Tên đầy đủ đúng cách bạn dùng nhất quán.
• Vị trí và đơn vị hiện tại.
• Lĩnh vực chuyên môn — nêu rõ, đây là thông tin người đọc cần nhất.
• Học vấn — bậc, ngành, cơ sở, năm.
• Danh xưng nếu có, kèm lĩnh vực và nơi công nhận.
• Công trình chính hoặc liên kết tới danh mục.
• Thông tin liên hệ ở mức bạn thoải mái công khai.

Nguyên tắc quan trọng nhất

Nhất quán giữa mọi nơi.

Người tra cứu thường xem vài nguồn. Nếu chúng nói khác nhau — vị trí khác, năm khác, danh xưng khác — điều đó tạo nghi ngờ không cần thiết, dù nguyên nhân chỉ là bạn quên cập nhật một trang.

• Lập danh sách mọi nơi có thông tin về bạn.
• Cập nhật đồng loạt khi có thay đổi.
• Rà lại định kỳ — mỗi năm một lần là đủ.

Các nơi thường có thông tin về bạn

• Trang của đơn vị nơi bạn công tác.
• Các hệ thống hồ sơ khoa học và mã định danh nhà nghiên cứu.
• Trang của các hội chuyên ngành bạn tham gia.
• Trang của các sự kiện bạn từng nói.
• Bài báo và phỏng vấn có nhắc tới bạn.
• Trang của đơn vị cũ — nơi hay còn thông tin lỗi thời nhất.
• Mạng nghề nghiệp nếu bạn có tài khoản.

Việc nên làm: tự tra tên mình và xem người khác thấy gì. Kết quả thường có vài bất ngờ.

Về danh xưng trên hồ sơ trực tuyến

• Nêu rõ lĩnh vực — danh xưng không kèm lĩnh vực dễ bị hiểu rộng hơn thực tế.
• Nêu nơi công nhận với chức danh.
• Phân biệt rõ các loại — học vị, chức danh, danh hiệu, chứng chỉ. Đừng gộp thành một chuỗi.
• Cẩn thận với cách hiển thị của nền tảng — một số nơi tự động rút gọn theo cách gây hiểu nhầm.
• Không dùng chức danh cũ gắn với vị trí đã rời, trừ khi nêu rõ là trước đây.

Với công trình khoa học

• Đăng ký mã định danh nhà nghiên cứu và cập nhật — đặc biệt quan trọng với người Việt vì vấn đề trùng tên.
• Kiểm tra công trình được gán đúng cho bạn — gán nhầm và bỏ sót đều hay xảy ra.
• Kiểm tra tên bạn hiển thị đúng — vấn đề dấu và thứ tự họ tên.
• Liên kết các hồ sơ với nhau để người đọc tìm được.

Mức độ công khai

• Bạn quyết định công khai tới đâu — không có nghĩa vụ phải công khai mọi thứ.
• Thông tin liên hệ — dùng địa chỉ của cơ quan nếu bạn không muốn công khai địa chỉ cá nhân.
• Tách rõ tài khoản công việc và tài khoản cá nhân nếu bạn dùng mạng xã hội.
• Cân nhắc trước khi đăng ý kiến ngoài chuyên môn — nó sẽ gắn với danh xưng của bạn.

Khi thông tin sai lan truyền

• Xác định nguồn gốc — thường là một trang cũ hoặc một bài viết chép lại.
• Liên hệ nơi đăng và đề nghị sửa, kèm thông tin đúng.
• Cập nhật nguồn chính thức của bạn trước — để người đối chiếu thấy bản đúng.
• Với thông tin sai nghiêm trọng, nêu rõ bằng văn bản và giữ trao đổi.
• Chuẩn bị sẵn một đoạn giới thiệu chuẩn để gửi khi cần — xem bài về giới thiệu bản thân trên trang.

Nếu ai đó mạo danh bạn

• Thu thập bằng chứng — ảnh chụp màn hình, đường dẫn.
• Báo cáo với nền tảng theo quy trình của họ.
• Thông báo trên kênh chính thức của bạn để người quen biết.
• Báo với đơn vị của bạn nếu tên đơn vị bị dùng kèm.
• Giữ hồ sơ chính thức của bạn hoạt động — đây là cách phòng tốt nhất, vì có nơi để đối chiếu.

Một điều đáng nhớ

Bạn không kiểm soát được mọi thứ người ta viết về mình. Nhưng bạn kiểm soát được nguồn chính thức — và đó là nơi người cẩn thận sẽ tìm tới.

Vì vậy một buổi rà soát mỗi năm, cập nhật đồng loạt, là toàn bộ công việc cần làm.

Câu hỏi thường gặp